Um evento de sucesso requer muita organização prévia. Para isso, é essencial que todas as pessoas envolvidas no planejamento e realização estejam engajadas e bem informadas sobre os detalhes e objetivos da ação. Antes de mais nada, você precisa:

1. Escolher com cuidado a equipe que ajudará na organização e realização da vigília;
2. Reunir-se com as pessoas que fazem parte da equipe para que todos entendam o objetivo da vigília;
3. Dividir as atividades. É importante que todos se sintam incluídos e livres para escolher as tarefas com as quais se sentem mais à vontade.  

É importante decidir o local, a data e o horário do evento o mais cedo possível, para que as pessoas possam se planejar com antecedência para participar. Todos estes aspectos, no entanto, devem ser considerados com cuidado.

Local: o local onde a vigília será realizada é estratégico, escolha-o muito bem. Dê preferência  a um espaço público, conhecido e neutro. É importante que seja um local onde as pessoas se sintam bem acolhidas e que seja de fácil acesso, com local para estacionamento e próximo a um ponto de ônibus ou metrô, por exemplo.

Data: ao escolher a data para a vigília, é importante observar se não há outras atividades locais que causem conflitos. Se a sua atividade não fizer parte de nenhuma iniciativa global ou nacional, tente pensar em datas que poderiam ser significativas para a sua causa. Por exemplo, o Dia da Terra ou o aniversário do dia em que o Papa Francisco assinou a encíclica Laudato Si’.

Horário: no caso das dioceses e paróquias, uma boa oportunidade é realizar a vigília no sábado, após a missa, como continuidade da celebração. Assim, será possível contar com a participação das pessoas presentes na missa. Outros grupos não religiosos podem escolher o horário mais apropriado, conforme a ação que será realizada. Por exemplo, uma escola pode fazer o evento com os alunos durante o período de aula, como atividade extracurricular.

Público: você pode escolher com qual grupo irá realizar a vigília: diocese, paróquia, grupos de juventude, associações, escolas, fundações, faculdade, universidade, institutos, grupos de ambientalistas, etc. Também é possível propor a realização em parceria com um ou mais grupos locais.

Mobilizar pessoas e organizar um evento requer organizar a estrutura e produzir os materiais de apoio necessários à sua ação. E para isso, naturalmente, também é preciso fazer parcerias e levantar recursos.

Confira os recursos disponíveis:

1. Verificar a disponibilidade de recursos da diocese, paróquia, grupo, escola, faculdade, universidade ou comunidade que está realizando a vigília;

Faça parcerias:

1. Fazer parcerias com pessoas, grupos, empresas e setores que estejam de acordo com os princípios morais da sua ação e ofereça a oportunidade para que contribuam para um mundo melhor;
2. Pedir a esses parceiros para que ajudem a divulgar e escolher o melhor local para a sua vigília.

Providencie equipamentos e materiais necessários:

Preparar e providenciar tudo com antecedência garantirá uma vigília tranquila e de sucesso. Lembre-se de verificar se você tem:

• Som, microfones e/ou megafones (de acordo com a necessidade);
• Telão e datashow com bom lúmen;
• Faixas, cartazes, letreiros (luminosos, se for oportuno);
• Velas para serem distribuídas (ou peça às pessoas que tragam de casa, com aparador para não se queimarem);
• Palco ou carro de som, ou uma escadaria que tenha um cenário de acordo com o tema da  vigília.
• Fotos e imagens em painéis dos impactados climáticos de sua comunidade ou de outras ao redor do mundo. Para mais ideias sobre como apresentar os impactos climáticos e as pessoas afetadas por eles, confira nosso Guia de Organização e estas Ideas para Ações.

Para garantir a segurança das pessoas que participarão da sua vigília, é importante informar as autoridades locais relevantes, principalmente se seu evento reunir um grande número de pessoas. Certifique de entrar em contato com:

• Corpo de Bombeiros;
• Guarda municipal e de trânsito, caso seu evento seja realizado em um local onde há tráfego.

Todo esforço para planejar e organizar sua vigília não terá os resultados esperados se você não divulgar seu evento. Para isso, use todos os meios disponíveis: poste nas redes sociais, peça a amigos, familiares e parceiros para que divulguem e, é claro, avise a imprensa! Para chamar a atenção da mídia para sua ação, é essencial:

1. Entrar em contato com veículos de imprensa locais e regionais, de preferência com antecedência;
2. Enviar um press release explicando os objetivos e os detalhes da vigília (confira nosso Guia de Mídia);
3. Avisar se alguma personalidade de destaque participará da vigília, como bispos, atores ou cantores, por exemplo;.
4. Disponibilizar uma pessoa de referência, a quem os jornalistas possam contatar caso tenham dúvidas, precisem de ajuda ou queiram informações mais detalhadas.

No dia do evento, é preciso organizá-lo de modo que todos se sintam incluídos, participantes e acolhidos. Cada ação é única e sua estrutura é variável e flexível.

Agradecimentos e encaminhamentos:

• Faça os devidos agradecimentos formais, responda à imprensa e poste fotos e vídeos do seu evento nas redes sociais, para garantir uma boa repercussão da sua vigília.

Avaliação:

• Chame a equipe para falar sobre os resultados da vigília. Avaliem sobre o que funcionou bem e o que não deu tão certo assim, discutam sobre como dar continuidade à luta por justiça climática, quais os próximos passos, e como incluir as pessoas que participaram da vigília.

Para ideias sobre como organizar este encontro, confira este guia.